邦永&中國項目管理

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掛靠業務信息化案例分析

一、業務背景

“掛靠”,即所謂“企業掛靠經營”,就建筑業而言,是指一個施工企業允許他人在一定期間內使用自己企業名義對外承接工程的行為。允許他人使用自己名義的企業為被掛靠企業,相應的使用被掛靠企業名義從事經營活動的企業或個人(個體工商戶和其他有經營行為的自然人)為掛靠人。

掛靠人掛靠有資質的企業,承接經營業務,被掛靠方提供資質、技術、管理等方面的服務,掛靠方向掛靠企業上交管理費的行為,是掛靠行為。掛靠經營行為實質是承包承租經營行為。若掛靠方以被掛靠方名義對外經營,由被掛靠方承擔相關的法律責任;掛靠方的經營收支全部納入被掛靠方的財務會計核算。

在目前日趨激烈的國內市場競爭中,掛靠業務已經是非常普遍、必須面對的實際情況。特別是2016年建筑施工行業營改增后,掛靠業務的管理呈現出以下管理難點:由于沒有有效的項目管理工具進行系統規范化的管理,造成客戶檔案匯總更新權限控制難、資質證書預約使用查詢難、項目報備及進度情況查詢難、往來賬款支付條件判斷及統計分析難、項目成本控制難等一系列管理難題。

例如:某新三板上市公司提供資質掛靠服務,主要榮譽資質以下,但由于沒有有效的信息化管理手段,給企業的管理和發展帶來了困惑。

1.安防工程企業資質

2.建筑智能化資質

3.質量管理/環境管理/職業健康安全管理體系認證

4.國家高新技術企業

5.計算機軟件著作權登記證書

6.中關村高新技術企

7.軟件產品登記證書

8. AAA誠信優秀企業證書

9.北安協常務理事單位

二、掛靠業務信息化需求分析 

掛靠業務核心要管理的業務內容包括客戶檔案、資質預約、項目報備、資金往來和成本核算等,詳細業務需求如下:

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(資金往來管理流程圖)

1.客戶檔案管理功能

1.1建立詳細的客戶檔案信息庫,通過與之配套制度約定客戶檔案必須錄入系統。

1.2嚴格控制客戶檔案操作權限。分別控制客戶檔案新增、修改、刪除、導出權限。

1.3快速便捷的批量收回、轉移、復制客戶檔案權限。

2.資質預約管理功能

2.1建立詳細的資質檔案庫。對于同一資質有多套的情況,要分別錄入系統,通過不同的資質編碼予以區分,為資質預約使用建立必要條件。資質要求區分原件與復印件兩種狀態。

2.2資質預約、借出一覽表,快速查詢資質預約使用情況。動態掌握資質在未來兩個月內的預約使用情況。

2.3資質預約申請只允許預約原件,原件一經預約不允許再次預約與之時間重疊的申請。

2.4資質蓋章及借用申請通過預約單直接生成,并且可以添加資質復印件。

2.5資質使用完畢后,可分次歸還使用完畢的資質。

3.項目報備管理功能

3.1報備項目快速查詢,只有未報備的項目才能發起項目報備審批流程。

3.2項目報備信息要從多角度體現項目進度情況。如:

繳費狀態:未繳費、已繳費;

報備狀態:報備申請(審批中)、準報備(已審批未繳費)、正式報備(已審批已繳費)、報備撤銷(撤銷未繳費報備項目);

投標狀態:未投標、投標中、已中標、未中標;

項目狀態:未開工、已開工、已完工、已停工、已驗收、已移交;

4.合同及費用收付款管理功能

4.1付款審批可同時連接多個窗口。如:收款窗口、發票登記窗口、項目資料窗口,通過多窗口的查詢判斷此筆款項是否可以支付。

5.成本核算管理功能

5.1建立成本預算編輯功能,錄入項目預算成本。

5.2建立項目實際成本功能,根據付款窗口的成本科目實時更新實際成本。

5.3建立項目預算成本與實際成本對比分析報表,分析超預算成本項目及超出原因,總結經驗在新項目中盡量避免超預算情況的發生。

三、應用功能展示

邦永工程師經過半年多的潛心開發,已經形成了一整套掛靠管理的解決方案,能夠全面實現掛靠業務的信息化、流程化管理。

1.客戶檔案信息庫

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2.報備項目申請與查詢

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3.資質外借與歸還

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4.資質預約一覽表

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5. 項目預算成本編制與對比分析

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四、應用效果

經過近半年的實施服務,邦永PM2項目管理軟件“掛靠業務解決方案”已經在客戶的實際應用中顯示出其自身的強大的控制力和競爭優勢,給資質掛靠企業的信息化管理帶來了巨大的幫助:

★ 公司高層實時掌控項目進展,進度得到有效保障。

★ 公司領導能實時動態的掌握項目執行的情況,為項目的調控奠定基礎。

★ 公司領導能實時掌控項目費用的預算跟實際已發生的費用,控制項目資金失控風險。

★ 公司領導能實時掌控資質使用情況,合理分配資質預約使用。

★ 公司領導能實時掌控最新客戶信息,并導出備份客戶信息,將所有客戶信息掌握在公司手中,防止客戶流失。

★ 在一個統一平臺上,項目所有信息直接反饋,利于各個項目干系人及時處理。

★ 形成項目文件庫,便于領導查閱,并積累項目的寶貴經驗。

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