邦永PM2項目管理軟件在系統集成行業中的全面應用

作為專業的弱電系統工程承建商,名特網絡公司擁有先進的管理理念和管理體系。隨著同時在建項目不斷增多,協調各個項目及公司各個職能部門...

云南亞太環保PM2運用案例

運用PM2項目管理系統能把公司各部門的數據進行匯總,主要完善了企業內部的管理,完善了各部門之間的流程做到統一化,通過報表的形式體現...

大型零售企業的項目管理系統案例

 

一、提升質量,優化管理

 

某大型零售型企業是亞洲領先的保健及美容產品零售商,業務遍布10個亞洲市場,包括中國內地、香港、臺灣、澳門、新加坡、泰國、馬來西亞、菲律賓、南韓及印度尼西亞,經營著超過2,200家個人護理店及超過900家藥房。目前,該大型零售型企業已是中國最大規模的保健及美容產品零售連鎖店之一。近年來,隨著店鋪發展的需要,某大型零售型企業對店鋪發展部提出“提升質量、降低造價、縮短工期、提升設計、確保供貨、完善流程”的要求。

 

二、店鋪發展部管理分析

 

某大型零售企業店鋪發展項目管理系統是一個比較智能化的系統,它通過數據的網上傳送,無紙化的辦公,簡化部門內部的工作流程,降低手工工作量,提高工作效率,同時實現了總部與區域之間的快速、高效溝通。該店鋪發展項目管理系統主要包括四個部分:項目管理(過程與進度控制)模塊、工程造價管理模塊、物料訂單及付款管理和數據庫(包括店鋪設計及資產管理數據庫、工程造價信息數據庫及物料價格數據庫、承包商及供應商數據庫等)。該店鋪發展項目管理系統與PDS(店鋪開發系統,就是通常說的網點系統)/BPM之間有接口,數據可自動導出導入,同時該系統內的數據與PDS相連接并保持關聯一致;另外經過BPM審批后的數據及時間節點記錄,可自動導入該項目管理系統作為工程控制及KPI的原始數據(保存于數據庫內)。該項目管理系統主要解決以下問題:項目管理(過程與進度控制)、工程造價管理、物料訂單及付款管理。在此基礎上相應建立以下數據庫:店鋪設計及資產管理數據庫、工程造價信息數據庫(包括各城市、各省、各區及全國平均綜合單價、材料單價、人工單價等等)及物料價格數據庫(各種物料歷史及最新造價信息)。該項目管理系統會相應自動生成一系列常用的報表。生成的報表可用不同的格式導出(如Excel,PDF 等)。

 

三、某大型零售企業項目管理系統一期建設分析

 

供應商管理

作為整個系統的供應商信息庫,在信息庫中可查閱供應商的財務信息、聯系人信息等相關資料,過往項目的情況完成情況及評分情況等。供應商系統加入新供應商評審機制,審批合格供應商才能進入信息庫中。

招標管理

招標管理作為該項目管理系統的重要一個環節,涵蓋整個招標過程,由招標計劃制定到邀標、唱標、評標、定標全過程都在系統中進行。并且加入每個環節都進行審批,嚴格控制招標每一個步驟。

 

 

合同管理

合同子系統不單單作為店鋪發展部的系統,還拓展到整個公司使用。主要控制合同草擬到會簽整個過程。對于合同的草擬過程以及會簽過程都由不同的審批流程進行控制。最終審批完成后自動形成會簽表格并將合同進行分類統計匯總。

 

四、共贏、發展

 

某大型零售企業項目管理系統第一期的成功上線,不僅使店鋪發展部的管理水平得到了有效提升,同時也增強了該企業在零售行業的綜合競爭優勢。在項目管理系統實施的過程中,邦永科技工作人員專業、負責任的工作態度贏得了該大型零售企業高層領導與員工的一致認可與高度評價。邦永科技將通過該項目管理系統的全面應用,進一步深化對連鎖企業項目管理的理解,從而為邦永科技新產品線的補充奠定堅實的基礎。

 

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PM2項目管理系統在中石油四川銷售有限公司案例分析

 

一、公司簡介

 

中國石油四川銷售分公司是中國石油天然氣股份有限公司在四川設立的成品油銷售直屬分支機構,主要從事成品油批發和零售經營業務,其前身是四川省石油公司,成立于1952年8月。目前,公司下設20個市州公司,現有員工15000余人,公司資產總額34億元,擁有在用油庫27座,總庫容70萬立方米,加油站近1500座,年銷售成品油350萬噸。 公司始終堅持“奉獻能源,創造和諧”的企業宗旨和“誠信、創新、業績、和諧、安全”的核心經營管理理念,全面履行國有企業的政治責任、經濟責任和社會責任,不斷深化改革,加強管理,開拓市場,經營規模持續擴大,銷售網絡快速擴張,競爭能力和盈利能力明顯增強,企業步入了持續有效快速發展的新階段,有效保障了四川成品油市場的穩定供應,為四川經濟社會發展建設作出了應有的貢獻。

 

二、項目背景

 

近年來,隨著成品油零售市場競爭格局的日趨復雜和競爭態勢的不斷升級,加油站、油庫及高速公路服務區等營銷網絡的開發建設成本迅速攀升,項目投資決策難度和成本控制壓力越來越大,如何通過優化項目設計和加強過程管控來提高工程建設精細化管理水平,達到縮短工期、降低成本、提高質量、保障安全的建設目標,已成為工程建設管理面臨的重要課題。

2008年以來,項目的投資額度也越來越大。隨著公司經營規模的不斷增長,營銷網絡的開發建設任務還將進一步加大,給工程建設管理工作提出了更高的要求。規模的增長必須有營銷網絡的支撐,一方面是開發新的網點,另一方面是對已有網點進行升級改造。在高成本時期發展網點,不僅要努力控制前期的開發投入,更要通過優化方案設計和強化過程管控來降低建設成本。通過深化信息化應用,構建投資概算、投資估算、工程預算分析模型,建立項目過程控制自動監控及預警體系,對實現前述目標是非常必要的。

 

三、系統實施必要性

 

根據省公司領導指示和精細化工作安排、為加強投資與建設項目論證、審批及施工環節的管理,由銷售公司規劃計劃處和工程建設處牽頭,共同開發了銷售公司投資與建設項目管理系統。經過一年多時間的開發完善,已具備推廣使用條件。

    搭建集中統一的投資與建設項目管理平臺,滿足省銷售公司及各個分公司協同工作的需要;
    覆蓋省公司全部投資建設項目,對項目進行全生命周期過程管理;
    有效規范業務流程,實現數據透明共享;跟蹤項目具體決策過程,提高項目實施質量;
    按國際通用的項目管理系統架構設計項目管理模塊,實現對工期、成本、質量、安全等四要素的動態管控;
    匯總統計分析圖表,為省公司及各個分公司管理層提供決策支持;

 

四、建設目標及應用效果

 

投資項目管理系統實現了對中國石油四川銷售公司及下屬公司日常項目管理的各個環節的管控,從項目前項推薦到項目驗收付款整個流程精簡高效快捷的處理讓公司各部門大大減輕了工作量,其中作為專門為中石油四川銷售公司定制的“工程管理”模塊,由于其特別靈活和方便的思想及人性化的設計,讓公司各部門輕松而又詳細的管理好項目現場各項事務,隨著管理系統的深入應用,公司信息化的優勢越來越被人們認可。

 

 

上圖為中石油四川銷售分公司工程管理模塊及工程款項申請流程的簡圖,其中工程管理模塊人性化的設計讓各部門的工作量大大減少,系統對招標控制價、合同價及工程結的管理讓公司管理者能夠輕松的對比項目各個階段的成本與實際費用,邦永PM2項目管理軟件特別加入與常用辦公軟件(如word、Excel等)的互相導入導出的功能,方便各操作人員輕松的導入項目各個階段的工程量,同時結合石油公司的特點,更創造性的設計了通過導入合同價就可以自動生成實際進度計劃的功能,在減輕用戶工作量的同時,也保持著與其它常用軟件(如MS PROJECT)之間數據交的換功;另外,系統會對即將導入的合同價工程量進行全面詳盡的校驗,將客戶有可能在以后因為導入格式原因出現各種問題的弊病從源頭上根除,在用戶填報實際進度時,系統也會計算已填報的工程進度,如果判斷某條工程量超過合同價的工程量,系統會提示用戶哪些工程量超標,直到用戶修改到正確,如下圖合同價工程量導入及實際進度填報超過合同價而提示的界面:

 

 

上圖為合同價工程量導入操作界面,在系統確認導入的數據無誤之后,用戶可以通過點擊“確認并生成進度計劃”生成項目的進度計劃。

 

 

上圖為導入合同成本數據之后的界面,在用戶確認無誤并關聯了合同之后,可通過點擊“確認并生成進度計劃”生成一個初始的進度計劃,如下圖:

 

 

 

上圖為用戶填報實際進度,系統會自動預警用戶哪些工程量已經超標;此外,邦永PM2項目管理軟件根據中國石油四川銷售公司自身的需求,為其定制開發了具有其自身特點的質量、安全模塊,讓用戶能夠將平時常用的質量、安全標準文件通過其它格式導入系統,在減輕用戶工作量的同時,又能保證數據傳遞的準確性,同時,用戶可以在系統中自定義多種質量、安全的檢查等級分類,在安全模塊中,用戶特別加入了“明察暗訪”的功能模塊,領導可能通過此模塊以下屬二級公司的安全明察暗訪情況進行查看,并可以實時查看暗訪的相關附件。如下圖分別為:質量的關鍵點檢查單、安全的安全風險檢查單以及明察暗訪計劃和匯總表界面。

 

 

投資項目管理系統已經在全省的二十多個各個分公司全面應用、下屬的地市、區縣的全部在建工程,取得了良好的經濟效益和社會效益。

 

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愛慕集團實施案例分析

 

項目背景

 

總部位于北京望京科技園的愛慕集團,在20年的發展歷程中,連續多年被中華商業聯合會監測為中國內衣市場綜合占有率第一位。到2010年,愛慕集團在北京及蘇州擁有兩處生產基地,旗下擁有的品牌及產品線包括:Aimer、Aimer Home、Aimer Sports、Aimer Kids、LA CLOVER、BECHIC、MODELAB、IMI'S、Shine Love、Aimer Men、BODYWILD、皇錦、Nature's Gift、愛慕定制。各個品牌由各自的品牌事業部進行獨立運營。為了保證市場占有率,愛慕集團在全國主要城市,建立起了包含五千家直營專柜、上萬家經銷專柜的銷售終端體系的。

每個終端都經歷著首次裝修、移位、原地裝修、面積擴大等裝修支出。愛慕集團每年投入的巨額的費用來運維如此龐大的銷售終端體系。伴隨著愛慕集團業務的快速發展,公司對終端裝修管理提出了更高的信息化要求。

 

項目啟動

 

經過多次溝通,最終選擇由北京邦永科技有限公司負責開發“終端裝修項目管理平臺”。

實現業務包含:

    1)實現終端基礎裝修與專柜制作的信息確認及預算費用申請;

    2)裝修增補及日常雜費申請;

    3)終端燈片采購申請;

建立預算控制體系:

    1)年度裝修預算金額與實際裝修費用申請金額的實時對比;

    2)裝修費用申請金額與結算金額的實時對比;

    3)年度燈片采購預算金額與實際燈片采購金額實時對比;

數據共享:

為集團BI系統提供裝修基礎數據,將裝修成本攤分到各終端銷售成本中。

 

實施過程

 

3.1 需求調研階段:

項目啟動后2周內,我們完成了對裝修業務涉及的主要部門的調研工作。

設計監理部作為專柜制作與基礎裝修業務的主體,負責接受分公司業務發起的專柜制作與基礎裝修立項申請;組織裝修公司報價;督促裝修按期完工;接受分公司業務反饋裝修質量;按月與裝修公司結算裝修費。

綜合采購部作為終端燈片采購業務的主體,負責接收分公司業務發起的燈片更換申請;根據框架協議,通知廣告公司完成燈片配送工作;按月與廣告公司結算燈片采購費。

3.2 業務分析階段:

針對需求,我們整理出詳細的業務過程圖:

3.3 平臺實現

在PM2總包版的標準功能中,對項目、合同、費用的業務流程設定嚴格遵循項目管理基礎理論。此次愛慕集團的終端裝修項目管理平臺實現方案中更多的融入了企業特點:

1) 90%的表單界面通過自定義平臺進行了重構;

終端裝修主要是專柜制作以及很少部分的基礎裝修。不同于標準的項目管理,所以標準軟件中的界面內容很難適用。我們根據調研得到需求,將界面進行二次設計。在保證數據關聯的基礎上,簡化了操作并保證整體業務過程的順利實現。

2) 與公司內部OA系統平臺數據共享;

愛慕集團擁有一套穩定的內部OA系統,管理人員習慣在此系統處理各類審批信息。為了保留管理人員的審批習慣,我們通過技術手段將裝修項目管理平臺中的待審批事項推送到OA系統中,使得所有管理人員很快的適應新平臺。

3) 與公司銷售ERP系統數據互通;

愛慕集團的終端開戶申請都是通過銷售ERP系統來管理,為了保證終端在各類平臺中的信息一致,我們通過建立中間數據庫,完成了ERP數據與新平臺在終端ID與屬性信息的同步;

4) 為集團BI提供數據支持;

新平臺規范了裝修費用數據的數據格式,完成了2014年至2015年歷史數據的導 入工作,使得公司BI平臺能夠順利抓取相關信息。

 

實施總結

 

  • 傳統OA軟件提供的表單數據錄入太過自由,不同表單之間只能通過流程加簽進行關聯。基于數據元間的關聯性幾乎沒有,難以達到管理控制要求。
  • 繁重的數據統計工作,由于沒有很好的平臺支持,面對管理層的數據要求,業務人員顯得非常無奈。而且手工整理的臺賬又存在數據格式、錄入錯誤的問題。
  • 傳統OA軟件中無法覆蓋所有審批情景,而且組織機構調整來的對審批過程的影響十分巨大。最后只能將審批控制弱化,允許比較開放式的“加簽”與“轉發”,審批過程過分依賴于審批人去選擇。PM2項目管理平臺中的協同辦公模塊,采用基于角色的審批過程設置,不再依賴組織機構。審批過程可以根據表單內容、制單人角色等進行判斷,完美覆蓋各類審批情景。
  • PM2項目管理平臺展現出足夠的靈活性,不僅能應對不同的行業要求和企業特點,還能兼容其它系統平臺。避免企業信息系統間數據不共享導致的數據重復錄入工作與數據無法匹配的問題。
  • 自定義平臺,能完成基于系統整體框架下的新需求實現,不僅杜絕二次開發時對軟件其他功能的影響,而且經過培訓,系統管理員完全可以自行進行需求開發實現,擺脫了對原廠商的過度依賴,使企業信息化更加靈活、便捷。

 

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